Improvisasi di Tempat Kerja dengan Program 5R

Program 5R atau 5S adalah program sederhana untuk improvisasi di tempat kerja yang murah dan bisa segera dilaksanakan kapan pun. Namun

dalam prakteknya program ini juga sangat berat untuk dilaksanakan berkesinambungan. Berikut ini ada beberapa catatan yang mungkin berguna untuk membantu implementasi program tersebut.

1. Hindarkan kesan bahwa seolah-olah program 5R adalah inisiatif individu atau kelompok kecil tertentu yang dibentuk secara top down oleh management.

Mungkin manajemen perlu membentuk sebuah tim kecil yang independen untuk mengawal program, misalnya dari tim audit reguler. Tetapi cara-cara yang diambil oleh tim ini harus hati-hati, jangan sampai terlihat oleh karyawan sebagai sebuah program untuk kepentingan dan keberhasilan tim kecil ini saja. Tunjukkan latar belakang 5R secara obyektif, cari moment untuk menunjukkan ini inisiatif dan kesepakatan berbagai bagian dan level manajemen, untuk kepentingan bersama, dan top manajemen sangat berkomitmen terhadap program ini.

2. Buka selebar-lebarnya ide dari bawah sehingga memperluas partisipasi dan rasa memiliki dari semua pihak.

Mungkin manajemen lebih tahu kondisi perusahaan secara global, tetapi para karyawan lapangan dan teknisi lebih tahu kondisi detail di tempat kerjanya. Kata orang, jangan hanya “mendengar”, tapi cobalah “mendengarkan”.Menggali ide dan menampungnya akan menjadi modal yang kuat program 5R. Jangan semua ide seolah-olah datang dari sekelompok kecil tertentu.

3. Manajemen perlu memberi contoh yang baik kepada para karyawan di bawahnya.

Kita sadar betul bahwa karyawan bukan rakyat jajahan, dan perusahaan bukanlah VoC di era kolonial Belanda.Ini adalah era Jokowi dan Jokowoww. Berlaku adil dengan standard disiplin yang sama akan memberikan rasa sungkan bagi karyawan. Cerita dari seorang senior HRD perusahaan farmasi di Bandung tentang pengalaman beliau sewaktu menjabat sebagai penanggung jawab K3LH. Beliau perokok, tetapi memberikan contoh yang baik dengan ikut merokok di tempat merokok karyawan yang telah disediakan perusahaan. Ketika ada yang membuang rokok sembarangan, beliau tidak marah-marah. Justru beliau mengambil sendiri dengan tangannya puntung-puntung rokok yang dibuang sembarangan oleh beberapa karyawan yang lebih muda.Hal ini rupanya lebih efektif ketimbang mengingatkan dengan kata-kata yang beliau gunakan sebelumnya.

4. Pastikan bahwa penerapan 5R berbasis harian.

Untuk itu, penting ada upaya perubahan mindset, budaya, pengawasan dan sistem yang mendorong 5R dilakukan setiap saat dan setiap hari, bukan hanya ketika menjelang pengumuman evaluasi bulanan atau ketika ada pihak ketiga yang melakukan audit dan kunjungan.

5. Memasukkan aktivitas-aktivitas 5R yang riil ke dalam job description karyawan.

Jadi sejak awal tanamkan bahwa 5R bukanlah pekerjaan “sunnah” tapi “wajib”. Tanpa menyebutkan aktivitas-aktivitas tersebut adalah program 5R, karyawan akan memahami bahwa itu bagian dari tugas-tugasnya.

6. Tunjukkan secara jelas perbedaan antara kondisi tempat kerja yang diharapkan dan kondisi yang harus diubah.

Misalnya pasang gambar “sebelum” dan “sesudah” atau “bagus” dan “jelek” untuk membedakan antara kondisi yang perlu dijauhi dan kondisi yang perlu diciptakan. Tempel pada tempat-tempat yang strategis sesuai sasaran.

7. Modifikasi Prosedur dan Instruksi Kerja yang mendukung 5R berjalan setiap hari.

Tetapkan dalam prosedur kerja aktivitas 5R yang reguler, misalnya barang-barang bekas harus ditaruh dimana, barang reject dikemanakan, kapan barang-barang yang telah digunakan harus dikembalikan ke tempatnya, dan sebagainya.

8. Evaluasi perkembangan 5R secara berkala. Mungkin top manajemen mengharapkan hasil yang cepat dan sempurna.

Namun kompromi dengan realitas juga perlu, karena mungkin 5R akan tidak akan semudah dan secepat menelan “klepon”. Ini program pendekatan budaya, bukan hukum dan prosedur. Ada kendala-kendala yang sebelumnya tidak nampak tapi bermunculan sewaktu 5R diimplementasikan, seperti ukuran dan tata letak ruang kerja yang kurang mendukung, wadah dan rambu-rambu pemisahan barang belum efektif, dan yang paling “bahaya” beberapa karyawan lama yang menentang perubahan budaya kerja. Jadi tetapkan target kemajuan program yang realistis.

9. Berikan penghargaan dan pengakuan dari top manajemen untuk diketahui secara luas.

Bukan hanya program 5R saja, tapi juga program-program yang lain. Buat ini seperti game dan hindari pernyataan yang memberikan vonis “terburuk” bagi orang atau tim tertentu. Akan lebih elok jika diumumkan kemajuan-kemajuan terbaik sebuah tim, cara-cara terbaik untuk melaksanakannya, keuntungannya, dan mungkin sedikit hadiah yang seru dari manajemen kepada tim yang mencapai progress terbaik

10. Buat rencana pelaksanaan 5R yang baru secara periodik, mungkin 3 atau 6 bulan sekali.

Gunakan pencapaian yang sudah ada seolah-olah merupakan titik awal yang baru seperti perencanaan sebelumnya. Ini akan menjadi tonggak-tonggak evolusi program 5R yang menjadi bagian budaya organisasi.