Tugas dan Tanggung Jawab Document Control

Pengendali dokumen (Document Control) dalam Sistem Manahemen Mutu ISO 9001:2008 adalah orang atau tim yang ditunjuk untuk mengurusi masalah penerbitan, pengesahan, pendistribusian, penyimpanan, pengendalian, dan pemusnahan dokumen.

Tugas pengendali dokumen pada dasarnya membantu wakil manajemen (management representative) dalam menerapkan persyaratan ISO 9001 klausul 4.2.3 tentang pengendalian dokumen dan klausul 4.2.4 tentang pengendalian rekaman / catatan mutu. Pada penerapannya di lapangan, pengendali dokumen bisa menerapkan sistem sentralisasi dimana seluruh dokumen baik format maupun rekaman mutu disimpan terpusat pada satu lokasi dan dikendalikan oleh pengendali dokumen atau bisa juga desentralisasi dimana pengendali dokumen hanya mengurusi masalah penerbitan, pembaruan, dan pendistribusian dokumen dan format sedangkan rekaman mutunya disimpan oleh bagian terkait. Misalnya, Purchase Order disimpan oleh bagian purchasing dan Inquiry disimpan oleh bagian marketing.  Tidak ada keharusan dalam ISO 9001 untuk menerapkan sentralisasi maupun desentralisasi. Semua dikembalikan ke kebutuhan organisasi.

Tugas dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen

Berikut ini beberapa tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan pekerjaan pengendali dokumen:

• Membantu management representative dalam menjalankan  prosedur pengendalian dokumen dan rekaman mutu
• Memasukkan data dokumen  ke dalam daftar dokumen dan memastikan bahwa informasi yang diberikan akurat dan up to date.
• Memastikan dokumen disahkan sebelum didistribusikan
• Melakukan perubahan dokumen bila diperlukan dengan berkordinasi dengan management representative
• Memastikan seluruh dokumen telah disosialisasikan dan didistribusikan ke bagian yang berkepentingan
• Memastikan seluruh dokumen disimpan dan dijaga dari kerusakan serta mudah untuk ditelusuri
• Menarik atau memusnahkan dokumen yang sudah kadaluarsa.

Tugas dan tanggung jawab tersebut sebetulnya sudah dinyatakan secara jelas dalam klausul 4.2.3 ISO 9001:2008 sebagai berikut:

a)   Menyetujui dokumen akan kecukupannya sebelum diterbitkan.

b)   Menelaah dan memperbaharui sebagaimana perlu, dan persetujuan ulang dokumen,

c)   Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen teridentifikasi,

d)    Memastikan bahwa versi yang relevan dari dokumen yang dapat diterapkan tersedia di tempat pengguna,

e)     Memastikan  bahwa  dokumen tetap dapat terbaca dan segera dapat teridentifikasi,

f)       Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar organisasi yang ditetapkan oleh organisasi yang  penting untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen mutu diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan, dan

g)      Mencegah penggunaan tidak disengaja dokumen kadaluwarsa, dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai pada dokumen bila disimpan untuk maksud apapun .

Kualifikasi Pengendali Dokumen

Seorang pengendali dokumen harus memiliki kemampuan sebagai berikut:

• Pengetahuan dalam penggunaan spreadsheet (excel), database, dan word.
• Kemampuan untuk menyimpan catatan dan laporan (filing) dengan jelas dan akurat.
• Kemampuan untuk menginput data data dengan cepat
• Keterampilan komunikasi yang baik

Pengendali Dokumen bertanggung jawab terhadap seluruh dokumen organisasi. Kegiatan  ini harus melibatkan koordinasi dengan berbagai departemen dalam suatu organisasi dan memastikan bahwa dokumen disimpan di lokasi yang tepat dan dapat diakses dengan mudah. Pengendali dokumen harus memastikan bahwa semua departemen dalam organisasi mengikuti prosedur yang sama yang berkaitan dengan dokumen.