Efisiensi dan Efektivitas untuk Manajemen Produktivitas

Di abad terakhir ini, petuah2 terkait manajemen waktu banyak didasarkan pada gagasan efisiensi. Memang para ahli semacam F.W. Taylor punya gagasan yg mampu membuat para pekerja bisa bekerja lebih mulus (streamlined) dan teratur. Namun kemudian pemikir dari kalangan konsultan

manajemen seperti Peter Drucker menyatakan bahwa saat ini kita memiliki lebih banyak “knowledge worker” yang lekat dengan properti intelektualnya. Knowledge worker memiliki gaya manajemen yang tidak bisa disamakan dengan para pekerja pabrik dan ruang perakitan.

Di abad ini, yang dimaksud dengan produktivitas itu lebih dari sekedar kemampuan merampungkan serentetan pekerjaan, melainkan juga meliputi kontribusi intelektual dan kreativitas untuk terus mengembangkan bisnis. Dunia bisnis saat ini butuh lebih dari sekedar karyawan yang efisien. Dengan kata lain, untuk bisa berkiprah optimal di dunia kerja dan kancah bisnis saat ini, kita perlu beri perhatian besar pada efektivitas, alih-alih sekedar berupaya menjadi lebih cepat dan lebih tertata dalam merampungkan pekerjaan. Penekanan pada aspek kualitas alih-alih sekedar kecepatan kerja (atau kuantitas yang tinggi) tercermin pada gagasan baru dari manajemen waktu, yang coba meyakinkan bahwa memiliki satu atau dua kerjaan yang terampungkan dengan kualitas istimewa itu lebih memuaskan dan produktif ketimbang merencanakan segebok kerjaan tapi tak ada satu pun yang dirampungkan.

Nyatanya, saat ini masih banyak yang bingung atau rancu antara efektivitas dan efisiensi. Masih banyak yang berupaya keras meningkatkan efisiensi tapi mengalami cacat yang serius pada efektivitasnya.

Sementara Anda berfokus pada penyelesaian kerjaan, Anda mustinya membuat banyak sekali keputusan secara cepat. Kita umpamakan Anda punya daftar kerjaan berupa to-do-list; Anda cawang apa2 yang sudah rampung dikerjakan, ada tiga, empat, dan seterusnya. Anda tampak begitu produktif karena di sana ada aktivitas, daftar Anda penuh dengan tanda centang penanda rampungnya kerjaan, di kalender Anda punya berisi banyak jadwal pertemuan. Anda tidak merasa masalah dengan itu semua karena Anda benar-benar masuk di sana. Nah, maka sekarang pertanyaannya adalah:

Apakah yang Anda lakukan memang betul-betul perlu dikerjakan?

Kunci dari efektivitas adalah melakukan apa-apa yang membawa hasil dalam kualitas istimewa dalam lingkup tanggung jawab Anda. Maka menjadi pribadi yang efektif artinya adalah menjadi seseorang yang menghasilkan efek yang powerful dan memang sejak awal pantas untuk diupayakan. Sementara kunci dari efisiensi adalah menjadikan kerjaan terselesaikan dalam cara-cara yang menghabiskan energi dan sumberdaya secukupnya saja.

Marilah sekarang kita coba menggambarkan makna efisiensi dan efektivitas dalam sebuah analogi. Seseorang bisa saja mengatakan bahwa mobil yang paling efisien adalah mobil yang bahan bakarnya paling irit, katakanlah yang miliki perbandingan 1 : 16. Tapi sebenarnya kurang tepat manakala kita langsung memberikan klaim paling efisien manakala kita memisahkannya dari ukuran efektivitas. Misal saja, mobil saya, sedan Holden Gemini diesel buatan tahun 89, adalah mobil yang saya anggap paling irit di kelas sedan. Tapi dia (namanya Blue-wee) hanya sah disebut paling efisien manakala dia dibandingkan dengan mobil-mobil yang fungsinya sejenis; mobil perkotaan. Mengapa demikian? Karena saya bisa saja menyebut Mazda RX-8 dan Mitsubishi Strada sebagai mobil yang paling efisien; yakni manakala diukur berdasarkan fungsinya untuk balapan dan perjalanan offroad, untuk masing-masingnya. Artinya untuk mengukur efisiensi, kita terlebih dahulu harus melihat kelas dan arahan efektivitasnya. Manakala Mazda RX-8 digunakan untuk bepergian sehari-hari di perkotaan yang macet, maka dia sangatlah tidak efisien. Begitu juga dengan Strada manakala dia digunakan untuk balapan di sirkuit, maka akan terlalu banyak modifikasi yang harus dikenakan pada dirinya. Dan itu tidaklah efisien.

Mazda RX-8, dia adalah mobil yang efisien, untuk fungsi yang tertentu, dan tidak untuk yang lain.

Sama halnya dengan kita; ukuran efisiensi tidaklah diukur dari seberapa banyak aktivitas yang sudah kita rampungkan, melainkan sejak awal harus ditanyakan: seluruh aktivitas itu dilakukan untuk memenuhi tujuan apa. Sehingga tingkat efisiensi harian seorang karyawan hanya bisa diukur berdasarkan seberapa jauh aktivitas yang dilakukannya mencerminkan fungsi dan job description spesifik yang dia miliki.

Orang yang efisien biasanya memiliki karakteristik sebagai berikut:

1. Rapih dan terorganisir; dia bisa menemukan apa2 yang dia mau –benda atau dokumen, termasuk yang di komputer- dengan cepat
2. Dia bisa menggunakan beragam perangkat lunak seperti Microsoft Office atau semacamnya dengan amat cepat, dengan keterampilan mengetik yang baik, penggunaan shortcut, program tambahan ataupun yang lain
3. Dia bisa membuat email atau notifikasi apapun yang gamblang dan mudah dimengerti, sehingga tidak perlu ada komunikasi balik untuk sekedar minta kejelasan
4. Dia bisa memimpin rapat dengan sedikit sekali distraksi, arahan yang tak melenceng, dan pengambilan keputusan yang cepat
5. Dia bisa merampungkan tugas dengan cepat melalui pengorganisiran kerja yang baik, termasuk di dalamnya pendelegasian tugas.

Tapi itu semua harus dalam kerangka efektivitas semisal:

1. Peran, fungsi dan job description yang dia miliki
2. Key Performance Indikator yang dikenakan pada diri atau tim yang dia kelola
3. Target apapun yang dibebankan pada dirinya (dengan anggapan bahwa target tersebut memang target yang memang layak untuk dijadikan target)
4. Apa-apa yang memang itu merupakan hasrat terbesar pribadinya, atau yang merupakan pemenuhan dari bakat-bakat terbesar dari dirinya

Di luar itu, maka segala aktivitas yang dilakukan bisa disebut salah arah, yang kemudian bisa juga kita sebut sebagai non-efisien dan apalagi non efektif.

Manakala perhatian dan upaya Anda terus berorientasi pada efektivitas, maka Anda akan benar-benar bisa mencapai hal yang memang pantas untuk diraih dalam waktu yang lebih singkat. Efektivitas didapat dari kemauan untuk berhenti sejenak dan mengevaluasi arah langkah, alih-alih terus berlari dan terus berlari lebih kencang.

Sekali lagi: Efisiensi artinya menghemat uang, waktu dan energi. Efektivitas artinya apakah yang hendak dilakukan itu memang benar hal yang perlu untuk dilakukan, dan juga bagaimana kualitas hasil dari output kerjanya.

Sumber: akhmadguntar.com